Arbeitszeiterfassungspflicht – was bedeutet das konkret und welche Datenschutzbestimmungen sind zu beachten?

Im September 2022 erging der Beschluss des BAG zum Thema Arbeitszeiterfassungspflicht: "nach europarechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG [sind Arbeitgeber] verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann“ (Beschl. v. 13.9.22 – 1 ABR 22/21).

Doch was genau bedeutet dieser Beschluss nun für Arbeitgeber?

Mit dem Ergehen des Beschlusses besteht nun eine Arbeitszeiterfassungspflicht für alle Betriebe in Deutschland. Durch diese Pflicht sind Arbeitgeber ab sofort zur Bereitstellung einer Erfassungsmöglichkeit der Arbeitszeit für die Arbeitnehmer verpflichtet. Arbeitszeit umfasst dabei den Beginn, die Dauer und das Ende des Arbeitseinsatzes, sowie die dabei durchgeführten Pausen. Die Arbeitszeiterfassung soll dabei kein freiwilliges Angebot für Arbeitnehmer darstellen- vielmehr hat der Arbeitgeber sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten tatsächlich aufgezeichnet werden. Eine explizite Form definiert der Gesetzgeber hierfür jedoch nicht. Somit kann die Aufzeichnung digital oder auch z.B. mittels Stift und Papier erfolgen.

Konsequenzen birgt ein direkter Verstoß gegen die Pflicht jedoch unerwarteterweise – erst einmal – nicht. Bei der Feststellung eines Verstoßes im Rahmen einer Kontrolle durch die Behörden wird der Arbeitgeber zunächst lediglich abgemahnt und hat die Arbeitszeitkontrolle einzuführen. Sollte dies unterbleiben drohen wirtschaftliche Konsequenzen wie z.B. Bußgelder.

Zu beachten ist bei der Umsetzung der Zeiterfassungspflicht, dass der Umgang mit den Daten den datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht. So sind die Daten nur zum Zweck der Dokumentation zu nutzen, um zu überprüfen ob die vorgegebenen Arbeitszeiten und Pausen eingehalten werden. Zudem müssen die Daten vertraulich behandelt und dürfen nicht unberechtigten Personenkreisen zugänglich gemacht werden. Zuletzt ist auch die Aufbewahrungsdauer zu betrachten, da bezüglich der Arbeitszeiterfassungspflicht durch den BAG keine genaue Frist geregelt wurde, jedoch in Analogie zu § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 S. 1 MiLoG von einer Frist zur Löschung der Daten von 2 Jahren ausgegangen werden kann.